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No pierdas los beneficios de cotización por problemas de comunicación con la Administración

Boletín Laboral, Nº 6, Junio 2020, Wolters Kluwer

LA LEY 4291/2020

En pleno proceso de desescalada, algunas empresas han recuperado su actividad, o parte de ella, y están tramitando la reincorporación, total o parcial, de sus plantillas. Resumimos las comunicaciones a efectuar ante la Administración y los problemas reales que están surgiendo en estos procesos

1. Comunicación al SEPE

En los últimos meses se está produciendo la reincorporación paulatina de numerosos trabajadores afectados en su día por ERTE.

En el documento «Reincorporación de los trabajadores afectados por ERTE» ya vimos los trámites necesarios a realizar ante el SEPE tanto para reintegrar a parte de las plantillas (comunicando la baja en la prestación por desempleo) como para finalizar por completo los propios ERTES. Entre estos trámites, estudiamos el modo de cumplimentación de los formularios de bajas (a través de los correspondientes Códigos Cuenta Cotización, fechas de baja, NIF/NIE de los trabajadores afectados, etc.), personas responsables, plazos legales, lugares de destino de los ficheros y demás circunstancias.

Las comunicaciones se realizarán en el momento en que conozcamos fehacientemente la fecha de reincorporación de los trabajadores, pudiendo acumularse varios de ellos en el mismo fichero (mas teniendo en cuenta que las bajas del mismo mes habrán de trasladarse antes del día 25, con el fin de no producir pagos indebidos a trabajadores reintegrados a sus tareas).

En suma, los incumplimientos de los requisitos esenciales de la comunicación (que no sean subsanables) pueden acarrear graves perjuicios: desde la imposibilidad de que los trabajadores se acojan a su prestación por desempleo hasta resoluciones en sentido negativo sobre exención de cotizaciones sociales para el empleador, todo ello sin perjuicio de posibles sanciones y recargos.

También abordamos la situación introducida por el Real Decreto-ley 18/2020, de 12 de mayo, de medidas sociales en defensa del empleo, que incorporó los ERTES por fuerza mayor parcial para empresas y entidades que contaran con un expediente por fuerza mayor cuando se posibilite la recuperación parcial de su actividad, hasta el 30 de junio; y la posibilidad, para aquellas que no pudieran reiniciar su actividad, de continuar en fuerza mayor total, también con dicha fecha límite.

Estas empresas y organizaciones deben comunicar a la Autoridad laboral la renuncia total, en su caso, al ERTE autorizado, en el plazo de quince días desde la fecha de efectos de aquella. Veremos más adelante algunas consecuencias de esta regulación.

Por otro lado, recordemos que la disposición adicional primera del citado RDL 18/2020 abre la posibilidad de llegar a otras fechas de fin de ERTE en determinados casos (puntuales), en función de la evolución de los diversos sectores de actividad: mediante acuerdo de Consejo de Ministros podrá fijarse una prórroga de los ERTES por fuerza mayor en atención a las restricciones de la actividad vinculadas a razones sanitarias que subsistan llegado el 30 de junio. El acuerdo podrá prorrogar las exenciones asociadas a estos expedientes, y también extenderlas a ERTES por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción.

2. Comunicación a la Tesorería General de la Seguridad Social

Aclaraciones del Boletín de Noticias RED 12/2020

El Boletín de Noticias RED 11/2020 incluyó instrucciones para la presentación de las declaraciones responsables y la identificación de los trabajadores, a efectos de no perder las exenciones de cotización previstas en el artículo 4 del RDL 18/2020. A la vista de las numerosas dudas planteadas desde dicha publicación, el Boletín siguiente, número 12/2020, matiza, en lo que respecta al plazo de presentación de las declaraciones responsables, que la declaración se presentará en todo caso a través del sistema RED antes de solicitar la liquidación de cuotas.

Por otro lado, y entre otras aclaraciones importantes, por las personas trabajadoras que se han reactivado entre el 1 y el 12 de mayo de 2020, en empresas que se encontraran en situación de fuerza mayor parcial el 13 de mayo de 2020, conforme a lo establecido en el apartado 2 del artículo 1 del RDL 18/2020, resultan de aplicación las exenciones de la cotización previstas en la letra a) del apartado 2 del artículo 4 del propio RDL a partir del día en que se hayan reactivado.

En estas mismas empresas, por las personas trabajadoras que se mantuvieron en situación de suspensión entre el 1 y el 12 de mayo de 2020, resultan de aplicación, durante ese período, las exenciones de la cotización previstas en el apartado 1 del artículo 4 del RDL hasta el día 12 de mayo de 2020. A partir de ese momento son aplicables las exenciones en la cotización previstas en la letra b) del apartado 2 del artículo 4 hasta el momento en que se reactiven.

Beneficios en la cotización

ERTES de fuerza mayor total

Desde el 13 de mayo de 2020 (entrada en vigor del RDL 18/2020), continúan en situación de fuerza mayor total derivada del COVID aquellas empresas y entidades que contaban con un ERTE por fuerza mayor estando afectadas por las causas referidas en el art. 22 del RDL 8/2020 que impidieran el reinicio de su actividad, mientran duren las mismas y en ningún caso más allá del 30 de junio de 2020.

Según la redacción consolidada del artículo 24.1 del RDL 8/2020, en los ERTES por fuerza mayor temporal vinculada al COVID-19, la Tesorería General de la Seguridad Social exonera a la empresa del abono de la aportación empresarial y de las cuotas por conceptos de recaudación conjunta, durante los meses de marzo y abril de 2020, cuando, a 29 de febrero de 2020, tuviera menos de 50 personas trabajadoras, o asimiladas a personas trabajadoras por cuenta ajena, en situación de alta en la Seguridad Social. Si la empresa tuviera 50 personas trabajadoras, o asimiladas a personas trabajadoras por cuenta ajena, o más, en situación de alta en la Seguridad Social, la exoneración de la obligación de cotizar alcanzará al 75 % de la aportación empresarial.

Pues bien, el RDL 18/2020 mantiene la exoneración de las cuotas a la Seguridad Social (devengadas en los meses de mayo y junio de 2020) para las empresas que continúen en ERTE de fuerza mayor total:

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ERTES de fuerza mayor parcial

Las exenciones serán mayores si los empleados regresan a la actividad, y menores si continúan suspendidos. En concreto, las empresas de menos de 50 empleados disfrutan de una exención del 85% en las cotizaciones devengadas en el mes de mayo y del 70% en las devengadas en junio para los trabajadores que retomen la actividad. Para los que continúen suspendidos, también hay exoneración, pero menor: del 60% para las cotizaciones devengadas en mayo y del 45% para las de junio.

Para empresas de 50 o más trabajadores, la exención para los empleados que se reincorporen es del 60% y del 45% para las cotizaciones devengadas en mayo y junio, respectivamente. Para los trabajadores que no se reincorporen, la rebaja es del 45% en mayo y del 30% en junio.

Las exenciones en la cotización se aplican por la Tesorería General de la Seguridad Social, a instancia de la empresa, previa comunicación sobre la situación de fuerza mayor total o parcial, así como de la identificación de los trabajadores afectados y el período de suspensión o reducción de la jornada.

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Mes de mayo de 2020

Durante este mes se fueron reincorporando trabajadores que, en su momento, se encontraban afectados por un ERTE de fuerza mayor. En materia de afiliación a la Seguridad Social, se realizará la comunicación una vez se conozca sin dudas el momento de reinicio de la actividad (ya sea total o parcial) o cuando se produzca la vuelta a la jornada que fue reducida por el expediente.

Tanto en los supuestos en que la empresa continúe en ERTE por fuerza mayor total, o se acoja a la modalidad de fuerza mayor parcial (RDL 18/2010), la identificación de estos trabajadores ante la Tesorería General de la Seguridad Social se realizará en el citado momento con los valores V, W o X en el sistema RED, según los casos.

Haremos un breve inciso: para evitar incidencias en el cálculo de la liquidación de cuotas, es aconsejable que la declaración responsable, respecto del mes de mayo, se presente una vez se conozca con precisión por parte de la empresa si se encuentra en la situación de fuerza mayor total o en la de fuerza mayor parcial, derivada del COVID-19 en los términos, respectivamente, del artículo 1.1 o 1.2 del citado RDL 18/2020: en consecuencia, se aconseja la presentación en los primeros días del próximo mes de junio.

Por tanto, aunque la empresa pase efectivamente a fuerza mayor parcial y debamos realizar la comunicación de los trabajadores afectados a efectos de la afiliación, a efectos administrativos se realizará el trámite después de la comunicación de la declaración responsable (por tanto, ya en el mes de junio). Se trata de una peculiaridad de cotización excepcional: incorporamos trabajadores al mercado laboral durante un mes, y solo después de unos días comunicaremos la variación de datos a la Seguridad Social.

Mes de junio de 2020

Declaración responsable

Desde el 1 de junio de 2020 comunicaremos a la Seguridad Social la declaración responsable, y antes de la solicitud del cálculo de liquidación de cotizaciones.

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La declaración responsable es imprescindible para acogerse a los beneficios de los seguros sociales regulados por la normativa dictada en tiempo del estado de alarma (exenciones).

Por tanto, desde la citada fecha encontraremos, en el apartado de afiliación denominado Anotación causa peculiaridades de cotización en CCC el modo de realizar dos declaraciones:

  • Por un lado, la comunicación de la declaración responsable por fuerza mayor total, cuando no sea posible reiniciar la actividad, y que se llevará a cabo mediante la causa de peculiaridad de cotización 058.
  • Por otro, cuando la recuperación de la actividad fuera parcial, se comunicará la declaración responsable por fuerza mayor parcial, a través de la causa numerada como 059.

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Puedes acceder a un formulario sobre declaración responsable pinchando AQUÍ.

Identificación de los trabajadores afectados

Tras la declaración, comunicaremos la relación de los trabajadores reincorporados a lo largo del mes de mayo (tras suspensión de contrato o reducción de jornada).

Para ello, consignaremos la variación de datos del campo Tipo inactividad, sustituyendo los citados valores V, W o X, según los casos, por los valores R (para las personas trabajadoras que reinicien su actividad laboral totalmente) o S (para aquellas que lo hagan parcialmente). Como se ha expresado, la mencionada variación de datos se referirá a la fecha de reincorporación efectiva de cada trabajador (mayo), a pesar de ser comunicada en RED en el mes de junio.

En cualquier caso, resulta imprescindible la lectura y comprensión de los Boletines de Noticias RED 11/2020 y 12/2020.

Para lo anterior, tendremos como plazo hasta el penúltimo día del mes siguiente a aquel en que surtan efectos (esto es, el 29 de junio), y en cualquier caso antes de la presentación de la liquidación de cuotas del mes de mayo: no olvidemos que el objetivo es la bonificación, y el incumplimiento de los plazos causará graves perjuicios irreparables.

Teniendo en cuenta lo anterior, hay que recordar que el próximo día 22 de junio se procederá, conforme a los procedimientos habituales, al cierre del cargo en cuenta, por lo que aquellas empresas a las que resulten de aplicación la exención de cotización y que deseen acogerse a tal modalidad de pago, deberán haber presentado la declaración responsable y, en su caso, la variación de datos de los trabajadores afectados, antes de dicho día.

3. Autoridad laboral: efectos de la comunicación de la renuncia ex RDL 18/2020

Como vimos anteriormente, el RDL 18/2020 (art. 1.3) introdujo la obligación, por parte de empresas y entidades, de comunicar a la Autoridad laboral la renuncia total, en su caso, del ERTE autorizado, en un plazo de 15 días, a contar desde la fecha de efectos de la misma.

Ahora bien, no olvidemos que la comunicación de una renuncia de estas características producirá efectos de gran entidad. Es posible que algunos empresarios puedan comunicar esta renuncia sin advertir que la finalización de un ERTE por renuncia supondrá la imposibilidad de continuar acogiéndose a los beneficios en la cotización.

Por tanto, deberíamos valorar previamente, contando con ese margen de quince días:

  • Si estamos convencidos de finalizar completa y definitivamente nuestro ERTE: cuál es la mejor opción teniendo en cuenta nuestro mercado, necesidades y plantilla disponible.
  • En caso negativo, valorar cuánto nos conviene esperar hasta el momento de dicha comunicación de renuncia.
  • Si albergamos dudas sobre la necesidad de desafectación de determinados trabajadores, atendiendo a cada puesto de trabajo en el organigrama de la empresa.
  • Las posibles instrucciones de la Autoridad laboral de nuestra comunidad autónoma sobre la forma exacta de comunicación (a modo de ejemplo, la Consejería de Economía, Empresas y Empleo de Castilla-La Mancha ha recomendado a las empresas en ERTE hacer el envío solo en supuestos de desafectación total de los trabajadores).
  • En suma, debemos tener mucho cuidado con nuestra decisión, dada la futura pérdida de los beneficios sociales y de cualquier derecho asociado a los ERTES por fuerza mayor.

Siendo, por tanto, muy cautos con la exigencia de la comunicación, algunos expertos ya están recomendando notificar las desafectaciones parciales (y conservar el soporte de esos envíos, a efectos probatorios) hasta el momento de la desafectación total, que sí acompañaría la renuncia expresa.

En cualquier caso, y dada la naturaleza cambiante de estos procesos desde el inicio del estado de alarma, se recomienda consultar a la Autoridad laboral antes de realizar dicha comunicación.

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